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Virtuelle Teamarbeit gut gestalten

Foto: Malte Helmhold auf Unsplash

Lektionen des globalen PR-Projekts GlobCom: Ein Erfahrungsbericht für das 38. CSR MAGAZIN

In der Pandemie haben wir gelernt, als virtuelle oder hybride Teams zu arbeiten. Und Umfragen zeigen: Angestellte wollen das weiterhin. Doch nicht immer gelingt diese Form der Zusammenarbeit im Alltag. Der Blick auf GlobCom, ein globales Uni-Projekt für Kommunikations- und PR-Studierende, gibt Anhaltspunkte: Was ist wichtig, damit virtuelle Teams erfolgreich sein können?

Von Daniel Silberhorn

„Es ist nicht zielführend, in der virtuellen Zusammenarbeit alle künstlich auf eine identische gemeinsame Linie zu zwingen“, sagt Krithapas aus Thailand. Der PR-Student ist bereits erfahren in der virtuellen Zusammenarbeit und Leitung von reinen Online-Teams. 2021 war er als einer der Global Leaders im weltweiten PR-Projekt GlobCom (siehe Kasten) für eines verantwortlich. „Natürlich gilt es, über Ziele zu sprechen – Autonomie und Vertrauen haben sich aber als sehr effektiv erwiesen.“ Damit liegt Krithapas ganz im Trend von New Work – und befindet sich mit solchen Überlegungen in bester Gesellschaft.

Denn über die Effektivität virtueller Zusammenarbeit mussten sich in den vergangenen zwei Jahren die Führungskräfte weltweit Gedanken machen. In Deutschland zum Beispiel arbeitete 2021 ein Viertel aller Erwerbstätigen zumindest gelegentlich von Zuhause, so das Statistische Bundesamt.

Und auch wenn etwa Google im April 2022 verkündete, die Mitarbeitenden des Internet-Giganten müssten zumindest einige Tage in der Woche zurück in die Firma, bleibt die Büro-Arbeitswelt hybrid – auch auf Wunsch der Angestellten. Laut einer Studie des Ifo-Institutes vom Herbst 2022 unter Angestellten in 27 Ländern wünschen sich diese im Schnitt 1,1 bis 2,3 Tage Homeoffice. Ein Viertel würde demnach kündigen und sich einen neuen Job suchen, fiele die Option auf Heimarbeit weg.

GlobCom basiert komplett auf der virtuellen Zusammenarbeit von 20 bis 30 Studierenden aus bis zu 15 Ländern. Und das ohne jede disziplinarische Weisungsbefugnis oder Firmenhierarchie – wer hier als Teamleiter nicht motiviert und gut führt, hat keine Chance auf Erfolg mit seiner virtuellen Crew. Damit bietet das Projekt wertvolle Anregungen dafür, wie ein virtuelles Arbeiten gelingen kann.

Teams sind mehr als funktionale Einheiten

Wie bringt man eher inaktive Mitglieder dazu, sich einzubringen? Das ist eine jedes Jahr wieder neu aufkommende Frage bei GlobCom. Die Erfahrung lehrt: Möglichst viele einzubinden wird schwieriger, je weiter fortgeschritten das Projekt ist. Besonders der Beginn einer Zusammenarbeit als virtuelles Team ist daher entscheidend. Hier gilt es, die soziale Ebene nicht zu vergessen. „Jede Teamarbeit beinhaltet neben der aufgabenbezogenen Ebene auch sozio-emotionale Elemente“, weiß Averill Gordon, Professorin an der Auckland University of Technology in Neuseeland und globale Team-Mentorin bei GlobCom. „Wenn diese zweite Ebene fehlt, funktionieren Teams in virtuellen Kontexten nicht auf Dauer.“ Es passiert allerdings leicht, dass sich virtuelle Teams überwiegend rein auf der Aufgabenebene bewegen, so Gordon. „Dadurch geht aber der menschliche Faktor verloren, der für Motivation und das Zusammengehörigkeitsgefühl wichtig ist.“

Bewährt hat sich deshalb, zu Beginn virtuelle Treffen nur für das Kennenlernen einzurichten, bei denen es z.B. um Hobbys und Interessen gehen darf – auch Online-Spiele helfen. Kleine geteilte Steckbriefe oder persönliche Fotos und Videos machen die Persönlichkeiten sichtbar und lassen Verbindendes entdecken. In der weiteren Zusammenarbeit braucht es dafür weitere Möglichkeiten. Das können im hybriden Kontext regelmäßige gemeinsame Präsenszeiten sein oder virtuelle Kaffee-Pausen sowie ein virtuelles Feierabend-Getränk. Plattformen wie MS Teams erlauben außerdem verschiedene Kanäle der Kommunikation. So ist es möglich, sich in extra Chats mit Bezeichnungen wie ‚Coffee Kitchen‘ über Themen wie Freizeit und Interessen auszutauschen.

Im Online-Kontext ist es oft schwieriger zu sehen und zu verstehen, worin einzelne Leute gut sind. Bei GlobCom lösen das manche Teams dadurch, dass sie in einer gemeinsamen Session über ihre Interessen und Kenntnisse sprechen. Hierfür gibt es etwa das Instrument „Skills Market“. Dabei präsentieren die Teilnehmenden was sie können und wollen in einem virtuellen Marktstand.

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Daniel Silberhorn
ist seit 2015 nebenberuflich Dozent für Global Communications an der Universität Erfurt und Repräsentant für das globale PR-Projekt GlobCom in Deutschland.

 


GlobCom
 ist ein 15 Länder umspannendes Bildungsprojekt in globaler Public Relations für Kommunikations- und PR-Studenten, das 2002 an der Universität Erfurt gegründet wurde. Über einen Zeitraum von drei Monaten entwickeln dabei neun multinational besetzte Teams eine globale PR-Strategie für einen realen Kunden. Dabei trainieren die insgesamt mehr als 200 Studierenden interkulturelles Arbeiten und globale Zusammenarbeit als virtuelle PR-Agenturen. Anschließend präsentieren die Teams vor einer internationalen Jury auf einem dreitägigen Symposium. Weltweit tätige Unternehmen und Organisatoren können Fall-Sponsor werden und sich so für die universitäre Bildung engagieren. Mehr über GlobCom: https://soundcloud.com/globcom


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